Должностная инструкция начальника информационно-аналитического отдела управления инновационной деятельности РГСУ. I. Общие положения 1.1. Копию должностной инструкции получил. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации. Начальник отдела кадров Галина Сергеевна Ш. Должностная инструкция для должности Начальник контрольно- ревизионного отдела. Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на. основании трудового договора с начальником контрольно-ревизионного. На начальника отдела технического обслуживания компьютерных сетей..
Создаем финансовую службу. Для успешного формирования финансового блока финансовый директор должен определить, какие функции будет выполнять ФЭС и какие подразделения войдут в ее состав. Затем необходимо разработать и утвердить документы, регламентирующие деятельность ФЭС и ее подразделений, а также должностные инструкции для каждого из сотрудников: в ходе согласования и утверждения этих документов снимаются многие вопросы, связанные с численностью сотрудников, требованиями к их квалификации, фондом оплаты труда. Универсального рецепта формирования финансового блока не существует.
В каждой конкретной ситуации структура ФЭС и функции ее сотрудников будут зависеть от целого ряда факторов: специфики бизнеса, требований собственников и законодательства. Чтобы структура ФЭС была оптимальной, рекомендуется обсудить с руководством компании задачи финансовой службы, вытекающие из стратегических целей, возможность делегирования полномочий, необходимых для реализации этих задач, круг обязанностей сотрудников, а также систему оценки деятельности финансового блока и его руководителя. Создавая финансовый блок, придется учитывать специфику бизнеса, традиции, сложившиеся в компании, – например, исполнение смежных функций сотрудниками, особенности организационной структуры. Безусловно, это несколько осложняет процесс адаптации начинающего финансового директора, но, к примеру, не зная специфики бизнеса компании, вы не сможете эффективно справиться даже с простыми задачами, стоящими перед ФЭС. Функции и подразделения ФЭС компании. Рассмотрим задачи, которые придется решать финансовому директору.
Именно из этого следует исходить, определяя функции финансовой службы компании и включая в состав ФЭС то или иное подразделение. Финансовый контроллинг. Контроллинг можно охарактеризовать как систему определения целей, прогнозирования и планирования, установления механизмов и инструментов достижения поставленных задач, а также проверки того, насколько успешно они выполнены. Эту работу, как правило, выполняет отдел финансового контроллинга, или планово- экономический отдел.
При определении функций сотрудников этого подразделения следует помнить, что система контроллинга держится на «четырех китах»: учете, анализе, планировании и организации бизнес- процессов, относящихся к компетенции финансового директора. Казначейская функция. К компетенции казначейства компании обычно относится текущее управление денежными потоками, определение очередности платежей, порядка взаиморасчетов, валютообменные операции, а также контроль платежей и остатков на счетах компаний внутри периметра группы, если речь идет о холдинге. Чаще всего казначейство выделяется в отдельное подразделение в крупных и средних компаниях, в небольших фирмах соответствующие функции выполняют один или несколько сотрудников (например, менеджер по работе с банками). Привлечение финансирования.
- настоящей должностной инструкцией. 1.5. Начальник контрольно-ревизионного отдела должен знать. - порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности, правила проведения проверок и документальных ревизий.
Для привлечения финансирования и выбора наиболее выгодного способа размещения временно свободных средств в рамках ФЭС может создаваться отдел финансирования (кредитный отдел). Однако во многих компаниях функция привлечения и размещения денежных средств нередко также находится в сфере ответственности казначейства. При этом деятельность данных подразделений не ограничивается только лишь выбором надежного банка и получением кредитов на приемлемых для компании условиях. Они нередко проводят работу по амещению кредитных линий на банковские гарантии с отсрочкой платежа, выпуску ценных бумаг (векселей и облигационных займов), внедрению факторинга, а также подготовительные работы по выводу компаний на IPO. Нормирование. Нормирование так или иначе затрагивает различные сферы деятельности компании. Это может быть нормирование затрат, показателей, характеризующих состояние оборотных активов, и пр.
И если руководитель компании играет роль некоего ускорителя бизнеса, то финансовый директор – владелец процесса «нормирование» – выступает как ограничитель, поскольку его задача – не позволить компании шагнуть за пределы своих возможностей. В процессе нормирования функции подразделений ФЭС могут быть распределены по- разному. Например, за нормирование затрат может отвечать как бухгалтерия, так и отдел управленческого учета (нередко совместно с производственными подразделениями); за нормирование оборотных активов – тот же отдел контроллинга.
Экспертиза инвестиционных проектов. Хотелось бы подчеркнуть, что разработкой инвестиционного проекта должен заниматься исключительно менеджер проекта, инвестиционный блок (например, отдел капитального строительства) или блок развития компании, а в компетенции финансового директора находится оценка того, насколько проект рискованный и какую прибыль он может принести компании в ближайшем или отдаленном будущем. В этом случае в лице финансового директора генеральный получает консультанта и одновременно контролера инвестиционной политики компании. В процессе согласования и утверждения регламентов для ФЭС снимаются многие вопросы, связанные с численностью сотрудников, требованиями к их квалификации, фондом оплаты труда. Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета. Данная функция не требует особых пояснений.
Отметим только, что ответственность за представление налоговой, финансовой и статистической отчетности в контролирующие органы лежит на главном бухгалтере. Его действия сосредоточены на том, как правильно рассчитать налоги в рамках действующей системы налогового учета. Финансовый директор отвечает за формирование учетной и налоговой политики, которые тесно связаны с налоговым планированием. При этом работа финансового директора сравнима по сложности с работой сапера на минном поле.
Если он привел свое предприятие к успеху и не «взорвался», значит, учел все юридические и финансовые тонкости при формировании финансово- правовой схемы деятельности компании (см. Один из вопросов, который нельзя считать однозначно решенным, – определение уровня подчиненности главного бухгалтера. Главный бухгалтер, следуя закону о бухгалтерском учете, должен подчиняться генеральному директору.
Если же исходить из логики управления, то его непосредственным руководителем является финансовый директор. Еще более усложняется ситуация, когда бизнес- структура состоит из нескольких юридических лиц, поскольку это подразумевает наличие нескольких главных бухгалтеров. Могу предложить достаточно простое решение. Ничто не помешает вам поставить во главе отдела бухгалтерского учета и отчетности не главного бухгалтера, а руководителя отдела бухгалтерского учета и отчетности.
И тогда вопроса о том, кто кому подчиняется, просто не возникнет. Следует ли помимо отдела бухгалтерского учета и отчетности создавать специальный отдел налогового планирования или же соответствующие функции будут выполняться сотрудниками бухгалтерии, – не так принципиально. Все зависит от того, насколько велика сама компания, суммы налоговых платежей, каков объем договорной работы. Разработка и внедрение финансово- правовой схемы деятельности компании. За реализацию этой функции отвечает как финансовый блок компании, так и юридический. Иногда компании формируют договор- но- коммерческий отдел, но так или иначе финансовая служба принимает активное участие в договорной работе.
Смежные» функции. Имеются еще две спорные функции, за ведение которых может отвечать финансовый директор, – внедрение информационных технологий и внутренний контроль (аудит). Многие компании включают в состав финансового блока службу информационных технологий. Это вызвано тем, что финансовый директор нередко является основным инициатором автоматизации бухгалтерского, налогового, финансового и управленческого учета.
На мой взгляд, информационные технологии играют настолько важную роль в формировании бизнес- процессов компании, причем не только финансовых, что более эффективно выделить IT- подразделение в отдельный блок, подчиненный непосредственно генеральному директору. Что касается внутреннего контроля, то во многих компаниях соответствующая служба отвечает за анализ предпринимательских рисков и контролирует процедуры управления по всем аспектам деятельности компании. Поэтому, для того чтобы оставаться беспристрастным, это подразделение должно подчиняться непосредственно генеральному директору. Однако в компаниях, где кредит доверия финансовому директору высок, функция внутреннего контроля делегируется ФЭС. Таким образом, отдел внутреннего контроля (или контрольно- ревизионное управление) становится составной частью ФЭС. Несколько иначе обстоят дела с внутренним аудитом. Тенденция такова, что внутренний аудит затрагивает в том числе и деятельность любого топ- менеджера компании, и ни финансовый директор, ни генеральный не являются здесь исключением.
Поэтому соответствующее подразделение обычно напрямую подчиняется совету директоров или собственнику компании. Структура ФЭС, разработанная с учетом всего вышесказанного, представлена на рис. Рисунок 1 «Классическая» структура ФЭСРегламенты для финансового блока. Определившись с функциями и структурой ФЭС и согласовав их с руководством, следует зафиксировать полученный результат в документах, регламентирующих деятельность финансовой службы, ее подразделений и сотрудников. Помните: что сделано, но не задокументировано, не сделано вовсе.
О каких документах идет речь? Это набор положений, правил, инструкций, регламентирующих бизнес- процессы, владельцем которых является финансовый директор, причем как базовые (бюджетирование, учет, привлечение финансирования, проведение платежей; регламентируются соответственно бюджетной, учетной, кредитной политикой, порядком проведения платежей, составления финансовой отчетности), так и связанные непосредственно с управлением персоналом ФЭС.
Последние часто называют HR- процессами. В процессе разработки, согласования и утверждения документов, регламентирующих эти процессы, снимаются многие вопросы, связанные с количеством сотрудников финансового блока, с требованиями к их квалификации, с фондом оплаты труда.